Ouipa Blogt

” Gewoonte spreidt haar uitgestrekte en fijnmazige net uit over grote gebieden van ons leven en denken en zij probeert er steeds meer in te vangen” - Nyanaponika (a.k.a. Siegmund Feniger)

Het is tijd voor pauze. Pauze in mijn werkzaamheden, pauze in mijn hoofd, pauze voor mijn gezin. Pauze doet zo veel voor mij. Hard werken ook trouwens. Maar het ene bestaat niet zonder het andere. Hoe zou ik weten wat pauze is zonder te weten wat hard werken voor mij betekent?

Is hard werken voor mij: veel lange werkdagen? Eigenlijk ben ik altijd in werkzaamheden en in gedachten met mijn klanten verbonden. Ook als ik niet ‘werk’, dan kan er iets zijn dat ik zie, lees of bedenk dat mij met een ruk naar de wereld van een klant toe trekt. Ik ben betrokken omdat ik vind dat als je vanuit betrokkenheid werkt, je het beste resultaat voor je klant neerzet. Betrokkenheid in de praktijk: aandacht hebben, luisteren, weten wat er speelt. Daarom ook mijn moleskin: knipsels uit vakbladen, gedachten en ideeën; ze zijn in mijn moleskin gemakkelijk terug te vinden. Het voordeel van direct opschrijven is dat ik het dan kwijt ben en geen concentratie meer nodig heb om hier aan te denken. Voor een klant kan ik het gemakkelijk terugvinden.

Toch is het voor mij noodzakelijk om op vaste momenten in het jaar mezelf helemaal los te weken van de wereld van klanten. Hoeveel voldoening, plezier en inspiratie mijn werk ook geeft. Iets met hart en ziel doen, mag geen gewoonte worden. Zodra iets een gewoonte wordt, gaat er iets van die passie verloren. Gewoonten zijn gericht op de externe wereld, automatismen. Ze helpen ons doordat ze structuur en duidelijkheid bieden. Ze zijn een gevaar als het om creatieve (denk)processen gaat.

De juiste afstand nemen maakt dat ik uitrust waardoor ik nieuwe invallen krijg, met een frisse blik kan zien, mijn onbevangenheid kan opladen, weer kan nadenken over waar het in Ouipa nu eigenlijk echt om draait en vooral wat klanten daaraan kunnen hebben. Hoe kan ik klanten helpen hun problemen te doorzien, aan te pakken en samen op te lossen?

Het zoeken van de juiste afstand en de juiste momenten was uitproberen de eerste jaren dat Ouipa bestond. Maar ik denk dat ik inmiddels de goede vorm voor u en mij gevonden heb. Geen bezoeken, geen uitvoerend werk maar zonodig per e-mail of telefonisch bereikbaar.

In de Slow Change Management wordt wel gezegd: “Haast me niet, want ik heb weinig tijd…” De tijd nemen, aandacht hebben en aandacht geven, maken dat je sneller en effectiever kan werken en verbeteren.

Ik neem nu die tijd en de aandacht voor mijzelf en mijn gezin, laad mijn energie weer op zodat ik dat straks allemaal weer kan doorgeven.

Vanochtend kondigde het RIVM aan dat vanaf vandaag het Nationaal Hitteplan in werking wordt gesteld. Voor verzorgingshuizen en ziekenhuizen betekent dit dat er door verzorgend en verplegend personeel extra aandacht zal zijn voor vochtinname en omgevingstemperatuur bij ouderen en (chronisch) zieken. Het Nationaal Hitteplan werd ontwikkeld nadat in de zomer van 2003 door de aanhoudende hitte 1500 mensen meer dan anders kwamen te overlijden. Deze stijging van de incidentie van overlijden bij de risicogroepen bleek rechtstreeks terug te voeren op vochtinname en temperatuurregulatie.

Maar ook als u of uw medewerkers niet tot de risicogroepen behoren, is het van belang maatregelen te treffen zodat medewerkers blijven functioneren en productiviteit gewaarborgd blijft. Alhoewel de Arbo-wet geen maximum temperatuur aangeeft waarbij nog gewerkt mag worden, stelt de wet wel dat werkgevers moeten zorgen dat de temperatuur geen gevaar voor de gezondheid mag opleveren. Werken uw medewerkers met kinderen, dan hebben zij ook de zorg om kinderen te beschermen tegen oververhitting en uitdroging.

Een aantal tips en trucs hoe u goed werkgeverschap kan blijven vormgeven tijdens deze tropische dagen.

Tip 1:  Geef medewerkers, wanneer het werk dit toelaat, de ruimte om extra vroeg te beginnen. Bijvoorbeeld om 07.00 uur of 7.30 u.

Tip 2: Als de productiviteit het toelaat, is kunnen werkdagen verkort worden tot 6 of 7 uur. Bij ploegendiensten, begint de volgende dienst ook 1-2 uur eerder.

Tip 3: Verlaag het werktempo als het om fysieke arbeid gaat. Bekijk of er sprake is van ‘onwerkbaar weer’.

Tip 4: Geef extra kleine pauzes zodat medewerkers tusssendoor de gelegenheid hebben om zich even terug te trekken in een koelere ruimte.

Tip 5: Stimuleer medewerkers om te drinken, ook al hebben ze geen dorst. Water is de beste dorstlesser. Sta toe dat medewerkers flesjes drinken binnen handbereik hebben en dat ze deze zo vaak als ze willen mogen bijvullen.

Tip 6: Werken uw medewerkers op locatie bij de klant, overleg dan met de klant hoe u samen de werktijden, pauzes en het drinkbeleid voor de medewerkers kan regelen. In uw belang, maar ook die van uw klant!

Tip 7 : Op scholen kan men overgaan tot het instellen van een tropenrooster. Deze moet eerst voorgelegd worden aan de MR. Er moet minstens 1 dag zitten tussen de aankondiging en het in werking treden van het tropenrooster. Gedacht kan worden aan schooldagen van 08.00 u tot 13.00 u.

Tip 8: Voorzichtig met de airco! Laat de binnentemperatuur niet meer dan 5 graden verschillen met de buitentemperatuur. Grote temperatuursverschillen bevorderen infecties.

Tip 9: Check of warmte producerende apparaten tijdelijk uitgezet kunnen worden of verplaats ze naar een andere ruimte.

Tip 10: Als u maatregelen treft, communiceer deze dan op een gestructureerde en duidelijke manier! U kunt denken aan een persoonlijk gesprek met een team, die aangevuld wordt met posters/flyers en e-mail bericht. Spreek uit wat uw maatregelen zijn, maar ook wat u verwacht van uw medewerkers. Misschien moet u afspraken maken over onderwerpen waar u in eerste instantie niet aan denkt. Bijvoorbeeld: luchtige kleding en de representativiteit van medewerkers.

Last but not least: Trakteer op ijs! Zowel uw medewerkers als uw klanten kunnen dit waarderen! Er zijn veel ijsjes die prima de dorst lessen en weinig calorieen bevatten.

Sinds gisteren is er weer oranje-koorts in Nederland. Ik stond met verbazing te kijken naar onze dochter die voor de eerste keer door de koorts bevangen werd. Met de klas zouden de kinderen die dag aangepast les krijgen: alles lessen zouden qua thema “Zuid-Afrika” hebben en aan het einde van de dag konden ze de eerste helft op school kijken. Oranje geklede kinderen en ouders verschenen op school. Het leek op carnaval zo kleurrijk als het was. Ik ben aan het werk gegaan en heb de kinderen ’smiddags opgehaald. Ik keek even de klas in en daar zat mijn dochter en ze had haar gezicht op “groot onweer” staan. Ze was boos en verdrietig en ze wilde er niet meer over praten met juf of met mij. Samen liepen we naar huis en thuis kwam de aap beetje bij beetje uit de mouw. Door een opeenstapeling van kleine irritaties en overtredingen was de emmer bij juf en mijn dochter volgelopen. Mijn dochter wist niet goed wat te doen, had haar kont tegen de krib gegooid en had zich vervolgens helemaal aan het feestelijke gebeuren onttrokken.

Het was een opeenstapeling van foutjes in de communicatie: duidelijk zeggen wat je verwacht en daar tegenover vragen  stellen als niet duidelijk is wat er van je verwacht wordt.

Wat zich in dat kleine mens afspeelde, kan ook bij grote mensen afspelen. Grote mensen op de werkvloer, grote mensen in een (management)team. Ik zag bij mijn dochter in het klein, wat ik bij klanten in het groot tegenkom: frustratie, boosheid en het gevoel grip te verliezen omdat je het gevoel hebt dat anderen niet doen wat je van hen verwacht. Of omdat je het gevoel hebt dat er nooit naar je geluisterd wordt. Hoe dat aan te pakken?

De juf maakte een goede eerste stap door een time-out in te lassen. Ze zei dat ze er graag een dag later bij mijn dochter op wilde terugkomen. Door de time-out haal je de druk weg, kan je emoties de vrije loop laten zonder dat je dingen zegt die je eigenlijk niet meent. In het gesprek dat dan alsnog volgt moet je beiden nagaan wie wat gezegd heeft en wat voor een indruk dat achterliet: hoe had je last van wat de ander zei? wat deed je toen? En als het hele scenario is nagelopen en alles voor beide partijen duidelijk is, moet de ene concrete vraag gesteld worden: hoe kunnen we het de volgende keer beter doen? Wat kan ik doen? Wat kan jij doen? Kunnen we iets samendoen?

Verwachtingen uitspreken is essentieel in het leidinggeven aan groepen. Verwachtingen concreet maken door je in de ander te verplaatsen kan zinvol zijn. Dat betekent dat je de ander goed moet kennen: hoe werken zij, hoe luisteren zij, wat willen ze horen.  Maar ook: wat wil ik dat zij doen? Te zeggen “dat je er met z’n allen voor gaat” is bijvoorbeeld niet concreet. Wat wil je bereiken samen met de ander? Wanneer wil je dat bereikt hebben en op welke manier?

Wrijvingen en spanning die ontstaan vanuit onvoldoende verwachtingsmanagement zijn vooral in het begin, niet altijd even gemakkelijk zichtbaar. De werksfeer op de (werk)vloer gaat eronder leiden, mensen vormen groepjes en eilandjes, mensen roddelen. Of,  zoals bij mijn dochter gebeurde, mensen trekken zich terug en sluiten zich af. Dan is er vooral sprake van eenrichtingsverkeer en dus geen communicatie. Uw grip en dat van de ander, als zand tussen uw vingers.

Het kan dus zinvol zijn om eens kritisch te kijken naar hoe u boodschappen naar een ander of naar uw team formuleert: wat wilt u met hen bereiken, op welke manier en wanneer wilt u samen dat doel bereikt hebben? Luister goed naar de vragen van de ander: welke informatie hebben zij nodig?

Nog een tip als u daar aan toe bent: weet u voldoende over wat er leeft binnen uw organisatie/team? Hoe ervaren mensen het werk, zijn ze trots op hun werk, weten ze veel en kunnen ze gebruik maken van hun kennis, hoe denken ze over u als collega of leidinggevende, hoe denken ze over de organisatie en het product?

Overigens had mijn dochter vanmorgen een heel duidelijk beeld van hoe zij het zelf nu ging aanpakken: “ik wil met de juf op een stil plekje zitten en zeggen dat ik het echt anders begrepen had, dat ik niet goed wist wat ik moest doen. Ik had tegen D. moeten zeggen wat de afspraak was, maar ik wilde niet dat hij boos op mij werd. De volgende keer moet ik vragen als ik niet weet wat de juf van mij wil” Ik was trots!

Succes en laat me weten welke stappen u hebt ondernomen!

Oplossingsgericht werken gaat niet alleen over coachen, maar ook over managen, trainen en sinds kort ook conflicthantering. Oplossingsgericht werken, in het Engels, Solution Focused Approach, is ontwikkeld door de Shazer en Berg. Hun oplossingsgerichte gedachtegoed hebben zij in hun family therapy centre ontwikkeld en vervolgens voor een veelvoud aan gebieden toepasbaar gemaakt. Beiden zijn inmiddels overleden, maar hun gedachtegoed is springlevend.

“It’s goed to know what doesn’t work, but it’s really helpful to know what does.” (Steve de Shazer, 2005)
Deze uitspraak beschrijft kernachtig waar het bij oplossingsgericht werken om gaat: het proces faciliteert het bepalen van doelen en laat zien wat de successen in dat traject zijn geweest door te leren zien hoe uw eigen aandeel daarin is geweest. Oplossingsgericht werken doet een appèl op eigen verantwoordelijkheid en zelfbeschikking. De werkwijze laat mij als coach, manager of consultant op een onbevooroordeelde wijze naar de wereld van de client/klant kijken.

Hoe gaat het nu in zijn werk?
Wat belangrijk is voor mij in de rol van consultant en coach is dat u veel vertelt. Daarom zal ik geconcentreerd en onbevooroordeeld naar u luisteren en doorvragen als zaken voor mij niet (helemaal) duidelijk zijn. De gesprekken helpen u om de zaken heel precies te vertellen en na te denken over hoe het echt zit. Dan pas ontdekt u hoe uw probleem er echt uitziet. Over het ontstaan van problemen zullen we weinig praten omdat focus op de oorzaken niet altijd functioneel is. Wel kijken we naar hoe u of uw organisatie last heeft van het probleem. Later kijken we ook naar de momenten waarop het probleem er niet was of het effect van het probleem kleiner was. Hoe zag die situatie er toen uit? Was er een verschil met andere momenten? Wat deed u of deden uw medewerkers anders? We werken dus samen in een veranderproces.

Praktijkgesprek
Manager: Mijn medewerkers praten niet met elkaar maar over elkaar.
Coach: Wat gebeurt er precies en op welke momenten?
Manager: Ze kletsen en roddelen. Op de werkvloer tijdens het werk, maar ook in de pauzes. Er heerst negativiteit.
Coach: Waarom is dit een probleem?
Manager: ik denk dat sommige medewerkers collega’s aansteken in hun negativiteit. Dat beinvloedt de werksfeer. De werksfeer bepaalt ook hoe het contact met onze klanten is. Daar heb ik zorgen over.
Coach: Kun je uitleggen hoe de werksfeer het contact met jullie klanten bepaalt?
Manager: Als de werksfeer goed is, voelen medewerkers zich goed en dan stralen ze dat uit in hun werk. Ze stralen het ook uit via hun lichaamshouding en mimiek. Dat heeft een een positief effect op de relatie en de gesprekken met klanten en dus ook op de omzet. Maar een negatieve werksfeer werkt helaas als een neerwaartse spiraal op klantencontact en omzet.
Coach: Oke, ik begrijp waarom dit een belangrijk probleem voor je is.

In het vervolg van dit gesprek gaan de coach en de manager verder op zoek naar hoe de organisatie last heeft van dit probleem.

Zelf aan de slag?
Wilt u kennismaken met oplossingsgericht werken? Eens uitproberen wat het is? Hier is een oefen-suggestie:
1. Beschrijf eens in alle rust hoe het probleem eruit ziet dat u wilt oplossen.
2. Beschrijf alle redenen waarom u dit probleem wilt oplossen. Kortom: inventariseer de gevolgen van het probleem.

Succes en laat me weten wat het u opgeleverd heeft.